PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Informasi
adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan
perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau
bahkan informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan
mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil
keputusan yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami
kekalahan dalam bersaing dalam lingkungan pesaingnya.
Pada sebuah perusahaan juga tentunya
mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan
transaksi-transaksi yang harus diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus
disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus dibutuhkan. Semua
contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini
komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun,
dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan
tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak
hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi kepada pihak
manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil keputusan.
Dilihat
dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal oleh
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional perusahaan
ada tiga, antara lain :
1. Menunjang kegiatan bisnis operasional
2. Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan
3. Menunjang keungulan srtategi kompetitif
organisasi/perusahaan
Ketiga peran tersebut biasanya digambarkan dalam bentuk
piramida seperti gambar dibawah ini .
1.
Menunjang Kegiatan Bisnis
Operasional
Peranan SIM untuk menunjang kegiatan
bisnis operasional dapat dibagi lagi menjadi beberapa proses lagi , antara lain
:
a.
Transaction
Processing System (TPS)
Dalam proses
TPS ini berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan
bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk
mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Dan pada proses TPS ini akan
menghasilkan beberapa informasi produk untuk penggunakan internal dan
eksternal, contoh :
-
Pembuatan
pernyataan konsumen
-
Cek
gaji karyawan
-
Kuintasi
penjualan
-
Order
pembelian
-
Formulir
pajak
-
Rekening
keuangan
b.
Process
Control System (PCS)
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang
mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian
produksi. Hal ini melibatkan process control system (PCS) yang
keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat
oleh komputer. Sebagai contoh kilang minyak petroleum dan asslemby lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.
c.
Office
Automation System (OAS)
Tugas dari
proses OAS adalah :
-
Mengumpulkan
data dan informasi
-
Memproses
data dan informasi
-
Mengirim
data dan informasi
Data dan informasi tersebut akan berproses dalam
bentuk komunikasi kantor elektronik. Contohnya :
-
Word
processing dari Office Automation (OA)
-
Surat
Elektronik
-
Teleconferencing
2. Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan
2. Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan
Dalam pengambilan keputusan dengan
menggunakan sistem informasi manajemen akan dilakukan oleh pihak top manajemen.
Ada beberapa tipe dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, antara lain :
a. Laporan spesifikasi dan rencana
awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting system (sistem
pelaporan informasi)
Contoh :
Pembiayaan tahunan, laporan keuangan bulanan atau tahunan
b. Dukungan ad hoc dan interaktif
untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support
systems (sistem pendukung keputusan)
Contoh : opsi
bantuan di kuis ones to be a milionuer “audience”
c. Informasi kritikal untuk manajemen
atas ditetapkan oleh executive information system (sistem informasi eksekutif)
Contoh :
Keputusan membuka cabang perusahaan atau pendirian prodi baru di universitas
d. Nasehat pakar untuk pengambilan
keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert system (sistem
pakar) dan knowledge-based information system (sistem informasi berbasis
pengetahuan lainnya)
Contoh :
Penerapan kuisioner di perusahaan untuk mendukung keputusan rencana atau bahkan
perbaikan system di perusahaan
e. Dukungan langsung dan terus untuk
aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user
computing System
Contoh : pengambilan
data dari database oleh end user untuk patokan pengambilan keputusan.
f.
Aplikasi
operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function
information System
Contoh : pembuatan
laporan keuangan dengan memanfaatkan software aplikasi.
g. Produk dan layanan jasa yang bersaing
untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information System
Contoh :
Membuat strategi pengembangan produk dan jasa
3.
Menunjang Keunggulan
Strategi Kompetitif Perusahaan
Dalam sebuah persaingan, strategi sangatlah dibutuhkan untuk
memberikan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis, tentunya dengan
memperhatikan faktor biaya, mutu, dan kecepatan proses. Strategi bisnis inilah
yang akan menjadi pusat untuk mengendalikan strategi organisasi dan strategi
informasi. Dan dengan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan
bisnis, maka akan membawa perusahaan tersebut dengan mudah mengendalikan pasar
dan meraih keuntungan usaha.
Beberapa kekuatan persiangan yang dapat dilawan dengan
membangun strategi kompetitif , antara lain :
a.
Persaingan dari para
pesaing yang berada di industri yang sama
b.
Ancaman dari perusahaan
baru
c.
Ancaman dari produk
pengganti
d.
Kekuatan tawar-menawar dari
konsumen
e.
Kekuatan tawar-menawar dari
pemasok
Ada juga beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun
untuk memenangkan persaingan bisnis, antara lain :
a.
Cost leadership (keunggulan
biaya) : menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah
Contoh : menurunkan harga jual
produk atau jasa agar lebih menarik banya konsumen.
b. Product differentiation (perbedaan produk) : mengembangkan
cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing
Contoh : dapat dilihat dari tempat penjualan dan
kemasan produk. Jam tangan yang dijual di supermarket atau mall akan lebih
menarik dan mempunyai nilai jual yang tinggi dibandingkan dengan jam tangan
yang dijual di pasar atau di emperan (kaki lima).
c. Innvation (menemukan cara baru untuk menjalankan usaha) :
yang termasuk dalam pengembangan ini adalah pengembangan produk atau jasa yang
berbeda dengan pesaing
Contoh : pengembangan produk mie instant yang berbeda
dengan perusahaan mie instant yang lainnya, misalnya Indofood yang memproduksi
mie goring cabe ijo, yang belum pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya.
Salah satu contoh dalam peranan stategi kompetitif adalah
dalam sebuah perusahaan yang ingin mengubah seluruh datanya menjadi basisdata
dengan alat penghubung standar (seperti web browser) sehingga memungkinkan
informasi dapat dikomunikasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan
pelanggannya. Basisdata yang
terstandarisasi dan dapat diakses melalui web browser mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Dan
tentunya dengan strategi ini dapat mempermudah pekerjaan dan dapat meningkatkan
mutu usaha kerja perusahaan tersebut.
HASIL DISKUSI
1.
Apa perbedaan dari Transaction Processing System (TPS)
dan Office Automation System (OAS)?
2.
Bagaimana perbedaan ad hoc dan interaktif untuk
pengambilan keputusan?
3.
Bagaimana yang dimaksud dengan informasi kritikal?
4.
Bagaimana contoh peran Sistem Informasi Manajemen
untuk kompetitif perusahaan?
5.
Apa maksud dari basis data yang terstandarisasi?
6.
Bagaimana standart database?
7.
Sesuai dengan peranannya dimana area manajer top,
middle, dan low berperan?
Jawaban :
1.
TPS :
-
Mengolah sesuatu dari manual ke elektrik
OAS :
-
Berhubungan dengan tools yang dipakai
-
Komunikasi lingkup perusahaan
-
Email untuk broadcast informasi
-
Office
2.
Ad Hoc :
-
Seringkali digunakan untuk group
-
Mengambil hasil keputusan dari group
Interaktif
:
-
Komunikasi dua arah, ada timbal balik atau respon
-
Intruksi bertahap yang sesuai dengan pilihan kita
-
Seringkali untuk perorangan
3.
Informasi kritikal adalah informasi yang dianggap
kritis, yang mungkin berdampak sangat baik atau bahkan sangat buruk.
Contoh
: pendirian prodi baru di UMC
4.
Contoh peran sistem informasi manajemen untuk
kompetitif perusahaan seperti berani membuka harga produk atau jasa yang
ditawarkan kepada publik,
5.
Basis data yang terstandarisasi ialah basis data yang
ditetapkan formatnya seperti harus menggunakan MySQL Server, Oracle, dll.
Selain itu memiliki keharusan untuk dapat diakses oleh semua web browser.
6.
Standart database, biasanya mengikuti standar yang saat
ini digunakan, karena teknologi terus berkembang makan standart dari database
ini juga mengikuti, dan pasti sesuai dengan tujuan perusahaan.
7.
Sesuai dengan perannya support of business processes
and operations biasanya dominan digunakan dalam manajer di low level, sedangkan
support of business decision making dominan digunakan oleh manajer di middle
level, dan support of strategis for competitive advantage biasanya dominan
digunakan oleh manajer di top level. Namun pada kelangsungannya semua jenis
peran diatas di terapkan oleh semua level manajer.
DAFTAR PUSTAKA
Sutabri, Tata. 2005. Sistem
Informasi Manajemen. ANDI. Yogyakarta.
Nyoman Darmawan, 10 Januari 2012, Sistem Informasi
Manajemen dan peranannya dalam operasional perusahaan, Edisi Januari 2012, Dilihat 27 Februari 2013, <http://nyomandarma.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-manajemen-dan-peranan.html>.
Mia, 27
Desember 2010, Sistem Informasi dalam suatu perusahaan untuk menunjang
strategisnya, Edisi Desember 2010, Dilihat 27 Februari 2013, <http://mia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/sistem-informasi-dalam-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/>.
Lizanda, 10 Mei 2008, Peranan SIM dalam organisasi bisnis,
Dilihat 27 Februari 2013, <http://lizanda.wordpress.com/2008/05/10/13/