Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Kegiatam Manajemen

PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

            Informasi adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau bahkan informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dalam lingkungan pesaingnya.

            Pada sebuah perusahaan juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun, dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil keputusan.

            Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional perusahaan ada tiga, antara lain :

1.      Menunjang kegiatan bisnis operasional

2.      Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan

3.      Menunjang keungulan srtategi kompetitif organisasi/perusahaan

Ketiga peran tersebut biasanya digambarkan dalam bentuk piramida seperti gambar dibawah ini .

1.   Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional

Peranan SIM untuk menunjang kegiatan bisnis operasional dapat dibagi lagi menjadi beberapa proses lagi , antara lain :

a.       Transaction Processing System (TPS)

Dalam proses TPS ini berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Dan pada proses TPS ini akan menghasilkan beberapa informasi produk untuk penggunakan internal dan eksternal, contoh :

-          Pembuatan pernyataan konsumen

-          Cek gaji karyawan

-          Kuintasi penjualan

-          Order pembelian

-          Formulir pajak

-          Rekening keuangan

b.      Process Control System (PCS)

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control system (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Sebagai contoh kilang minyak petroleum dan asslemby lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.

c.       Office Automation System (OAS)

Tugas dari proses OAS adalah :

-          Mengumpulkan data dan informasi

-          Memproses data dan informasi

-          Mengirim data dan informasi

Data dan informasi tersebut akan berproses dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contohnya :

-          Word processing dari Office Automation (OA)

-          Surat Elektronik

-          Teleconferencing

2.   Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan

Dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem informasi manajemen akan dilakukan oleh pihak top manajemen. Ada beberapa tipe dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, antara lain :

a.       Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting system (sistem pelaporan informasi)

Contoh : Pembiayaan tahunan, laporan keuangan bulanan atau tahunan

b.      Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan)

Contoh : opsi bantuan di kuis ones to be a milionuer “audience”

c.       Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information system (sistem informasi eksekutif)

Contoh : Keputusan membuka cabang perusahaan atau pendirian prodi baru di universitas

d.      Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert system (sistem pakar) dan knowledge-based information system (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya)

Contoh : Penerapan kuisioner di perusahaan untuk mendukung keputusan rencana atau bahkan perbaikan system di perusahaan

e.       Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing System

Contoh : pengambilan data dari database oleh end user untuk patokan pengambilan keputusan.

f.        Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information System

Contoh : pembuatan laporan keuangan dengan memanfaatkan software aplikasi.

g.       Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information System

Contoh : Membuat strategi pengembangan produk dan jasa

3.   Menunjang Keunggulan Strategi Kompetitif Perusahaan

Dalam sebuah persaingan, strategi sangatlah dibutuhkan untuk memberikan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis, tentunya dengan memperhatikan faktor biaya, mutu, dan kecepatan proses. Strategi bisnis inilah yang akan menjadi pusat untuk mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Dan dengan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam persaingan bisnis, maka akan membawa perusahaan tersebut dengan mudah mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha.

Beberapa kekuatan persiangan yang dapat dilawan dengan membangun strategi kompetitif , antara lain :

a.       Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama

b.      Ancaman dari perusahaan baru

c.       Ancaman dari produk pengganti

d.      Kekuatan tawar-menawar dari konsumen

e.       Kekuatan tawar-menawar dari pemasok

Ada juga beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis, antara lain :

a.       Cost leadership (keunggulan biaya) : menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah

Contoh : menurunkan harga jual produk atau jasa agar lebih menarik banya konsumen.

b.      Product differentiation (perbedaan produk) : mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing

Contoh : dapat dilihat dari tempat penjualan dan kemasan produk. Jam tangan yang dijual di supermarket atau mall akan lebih menarik dan mempunyai nilai jual yang tinggi dibandingkan dengan jam tangan yang dijual di pasar atau di emperan (kaki lima).

c.       Innvation (menemukan cara baru untuk menjalankan usaha) : yang termasuk dalam pengembangan ini adalah pengembangan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing 

Contoh : pengembangan produk mie instant yang berbeda dengan perusahaan mie instant yang lainnya, misalnya Indofood yang memproduksi mie goring cabe ijo, yang belum pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya.

Salah satu contoh dalam peranan stategi kompetitif adalah dalam sebuah perusahaan yang ingin mengubah seluruh datanya menjadi basisdata dengan alat penghubung standar (seperti web browser) sehingga memungkinkan informasi dapat dikomunikasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.  Basisdata yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui web browser mencerminkan pergeseran  posisi perusahaan secara strategis. Dan tentunya dengan strategi ini dapat mempermudah pekerjaan dan dapat meningkatkan mutu usaha kerja perusahaan tersebut.

HASIL DISKUSI

1.      Apa perbedaan dari Transaction Processing System (TPS) dan Office Automation System (OAS)?

2.      Bagaimana perbedaan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan?

3.      Bagaimana yang dimaksud dengan informasi kritikal?

4.      Bagaimana contoh peran Sistem Informasi Manajemen untuk kompetitif perusahaan?

5.      Apa maksud dari basis data yang terstandarisasi?

6.      Bagaimana standart database?

7.      Sesuai dengan peranannya dimana area manajer top, middle, dan low berperan?

Jawaban :

1.      TPS     :

-          Mengolah sesuatu dari manual ke elektrik

      OAS    :

-          Berhubungan dengan tools yang dipakai

-          Komunikasi lingkup perusahaan

-          Email untuk broadcast informasi

-          Office

2.      Ad Hoc :

-          Seringkali digunakan untuk group

-          Mengambil hasil keputusan dari group

      Interaktif :

-          Komunikasi dua arah, ada timbal balik atau respon

-          Intruksi bertahap yang sesuai dengan pilihan kita

-          Seringkali untuk perorangan

3.      Informasi kritikal adalah informasi yang dianggap kritis, yang mungkin berdampak sangat baik atau bahkan sangat buruk.

Contoh : pendirian prodi baru di UMC

4.      Contoh peran sistem informasi manajemen untuk kompetitif perusahaan seperti berani membuka harga produk atau jasa yang ditawarkan kepada publik,

5.      Basis data yang terstandarisasi ialah basis data yang ditetapkan formatnya seperti harus menggunakan MySQL Server, Oracle, dll. Selain itu memiliki keharusan untuk dapat diakses oleh semua web browser.

6.      Standart database, biasanya mengikuti standar yang saat ini digunakan, karena teknologi terus berkembang makan standart dari database ini juga mengikuti, dan pasti sesuai dengan tujuan perusahaan.

7.      Sesuai dengan perannya support of business processes and operations biasanya dominan digunakan dalam manajer di low level, sedangkan support of business decision making dominan digunakan oleh manajer di middle level, dan support of strategis for competitive advantage biasanya dominan digunakan oleh manajer di top level. Namun pada kelangsungannya semua jenis peran diatas di terapkan oleh semua level manajer.

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. ANDI. Yogyakarta.

Nyoman Darmawan, 10 Januari 2012, Sistem Informasi Manajemen dan peranannya dalam operasional perusahaan, Edisi Januari  2012, Dilihat 27 Februari 2013, <http://nyomandarma.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-manajemen-dan-peranan.html>.

Mia, 27 Desember 2010, Sistem Informasi dalam suatu perusahaan untuk menunjang strategisnya, Edisi Desember 2010, Dilihat 27 Februari 2013, <http://mia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/sistem-informasi-dalam-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/>.

Lizanda, 10 Mei 2008, Peranan SIM dalam organisasi bisnis, Dilihat 27 Februari 2013, <http://lizanda.wordpress.com/2008/05/10/13/